Desde la llegada de internet y su popularización y la cada vez mayor inversión en I+D+i vemos como los avances tecnológicos y el desarrollo de softwares están a la orden del día.

Cada día nuevas herramientas nacen pensadas para simplificar algún aspecto de nuestra vida. No solo se enfocan en el día a día personal, también, como era de esperarse, estas tecnologías se están aplicando al mundo laboral y a los distintos sectores.

El mundo de los despachos y asesorías legales no ha sido una excepción. Era cuestión de tiempo que se buscara una solución con aplicación tecnológica ya que, a menudo, era denostado y acusado de tener procedimientos demasiado burocráticos o complejos para quienes no tienen conocimientos en el tema.

Además responde a la necesidad del mismo sector, quien necesita herramientas para poder agilizar estos procesos y poder aumentar su productividad o tiempo de respuesta.

Es en esa situación que el concepto de Legaltech nace y se empieza a desarrollar. A continuación explicaremos un poco más detenidamente el concepto y los distinto tipos, así como detallar en qué nos puede ayudar y algunos ejemplos de softwares que pueden ser útiles.

Legaltech o la tecnología aplicada a los servicios jurídicos

Definición de Legaltech

Si bien todo lo tecnológico nos hace pensar en conceptos recientes, de apenas 5-10 años de antigüedad. La realidad es que el Legaltech, unión de palabras en inglés entre legal y technology, como tal nace hace más de 40 años.

Se considera como primera herramienta digital aplicada al mundo legal un pequeño aparato llamado UBIQ. Este terminal se encargaba de conectar a través de un marcador telefónico automático, a los despachos con las bases de datos de jurisprudencia de las bibliotecas de Estados Unidos.

Si bien nos puede parecer algo muy sencillo, en 1971 fue todo una revolución, aunque su aplicación era muy limitada. Entre la reticencia a la tecnología, que encontramos aún hoy, y su coste, apenas un puñado de despachos podían permitírselo.

Sin embargo, fue la chispa necesaria para que el mundo de la jurisprudencia empezara a utilizar nuevas herramientas y, a la vez, se siguieran desarrollando otras herramientas similares.

Actualmente el Legaltech se trata de la combinación de tecnología y lo legal para ofrecer un mejor servicio y permitir un acceso más rápido y directo a estos servicios.

Al igual que sucede con casi todos los sectores, también el legal ha visto la necesidad de modernizarse para poder ser más eficiente, abaratar costes y ponerse al día con las corrientes de consumo que imperan.

Hoy en día los clientes y usuarios están acostumbrados a la inmediatez. A poder buscar por internet, utilizar aplicaciones o programas que los ayuden a realizar los trámites por sí mismos o les permitan contactar directamente con alguien que los ayude.

Es necesario, por tanto, brindarles herramientas para que puedan hacer esto también en el mundo de la jurisprudencia.

Además de aplicar tecnología, también hay un poco de marketing aplicado. Poner al cliente al centro de todo es la base de la corriente del flywheel marketing: brindarles herramientas y facilidades para atraer a los clientes.

No solamente se trata, por tanto, de un cambio interno, también de cara al exterior nos permite ofrecer servicios más ágiles y de manera más rápida.

Tipos de Legaltech

No existe una definición clara y académica sobre los distintos tipos de software Legaltech que podemos encontrar. Tampoco hay un consenso académico ni en el sector, o una división que se pueda hacer entre los distintos programas.

Es más, existen varios software para despachos muy específicos para determinados trámites o procedimientos y otros muy genéricos que abarcan varios temas. Por tanto, es difícil hacer una división clara o clasificación de tipos de softwares aplicados a la jurisprudencia.

No obstante, podemos hacer una clasificación muy sencilla, que también puede ayudar a entender el concepto de Legaltech y hasta qué punto puede llegar su aplicación.

• Software de consulta Se trata de herramientas específicas a las que los clientes o personas con necesidad de resolver una duda, pueden acudir para esclarecer conceptos o resolver sus cuestiones.
• Software que automatizan procesos Enfocados sobre todo para los empleados del mundo legal, son programas que a través de la automatización, agilizan o realizan trámites y procesos.
• Software que mejoran la atención al cliente A través de chatbots u otros medios, eliminan barreras entre los clientes y el despacho, agilizando la comunicación o directamente ofreciendo de manera digital respuestas y asesoramiento.

Legaltech vs Lawtech

Después de que el término Legaltech se acuñara y empezaran a crearse nuevos programas y software aplicados, era cuestión de tiempo que empezaran a aparecer competidores.

En realidad, se trata más bien de una bifurcación del mismo concepto. El Legaltech ha crecido tanto que algunas instituciones han empezado a diferenciar el Legaltech del Lawtech.

¿Cuál es la diferencia entre ambos? En este caso tampoco podemos hablar con demasiada base académica, ya que se trata de conceptos nuevos y no hay una explicación clara o una división precisa de a que se refiere cada uno.

Podemos decir que el Legaltech se encarga de ofrecer herramientas para que los mismos despachos o asesorías puedan realizar su trabajo de forma más eficiente. Son herramientas que mejorarán los procedimientos internos de cada despacho o asesoría.

El Lawtech, por otro lado, se encarga de acercar la jurisprudencia a los no-expertos. Son herramientas que sirven para que individuos o empresas puedan solucionar sus dudas o trámites de forma automática, sin necesidad de recurrir a abogados.

¿Pueden englobarse ambos dentro del concepto de Legaltech? Si, de hecho, en el apartado dedicado a la definición del concepto, lo hemos hecho. Sin embargo, ya que es una corriente bastante extendida y que apunta a serlo aún más en el futuro, nos parece necesario diferenciarlos.

Cabe indicar, para evitar futuras confusiones, que en países como el Reino Unido, el concepto de Legaltech no existe, se habla únicamente de Lawtech. Podemos encontrarlo igualmente en determinados ambientes, pero se prefiere ésta última ya que lo separa un poco del concepto y jurisprudencia norteamericana tan particular.

Cómo puede el Legaltech ayudar en tu despacho o asesoría

Como ya hemos mencionado previamente, no existe un tipo de programa Legaltech como tal que sirva para ayudarnos con todo. Sino que, más bien, son varias herramientas distintas que nos pueden ayudar en varias actividades y que permiten que nuestro despacho o asesoría esté digitalizado y funcione de la mejor manera posible. Entre ellos podemos destacar algunos generales que pueden ayudar a todo tipo de oficina.

Programas de gestión integral

No son específicos de despachos, pero pueden servir para asistir en todo lo relacionado con la gestión interna del negocio. Los software ERP ayudan a englobar todos los distintos departamentos bajo una sola herramienta, unificando base de datos y haciendo más accesible la información.

La contabilidad o facturación también están incluidas, y nos brindan herramientas para poder hacer seguimiento e informes sobre la situación actual de nuestras cuentas.

Aunque parezca que no afectan directamente a la gestión, nos permiten ahorrar mucho tiempo en cuestiones burocráticas internas que podemos dedicar a brindar un mejor o más personal servicio.

Programas de digitalización

Es primordial si queremos que nuestro despacho o asesoría funcione de manera digital, que los documentos importantes o aquellos que necesitamos para trabajar se encuentren en un formato digital, útil y accesible.

El programa de digitalización de facturas de Klippa puede ser una buena opción. No solamente nos sirve como OCR para digitalizar y transformar un documento físico en digital y editable, también sirve para detectar el tipo de archivo.

Puede ser una factura, un documento de identidad u otro tipo de archivo específico, Klippa se encargará de detectar y extraer la información relevante.

De esta manera, las gestiones y la transferencia de archivos, será mucho más sencilla y ágil.

Programas de evidencias y firmas digitales

Siguiendo el hilo del punto anterior, los documentos digitales, al igual que los físicos, necesitan a veces de firmas que constatan la veracidad o conformidad del afectado.

En el caso de un documento en papel, la firma es muy sencilla, pero en el caso de un documento digital, la situación se complica.

Afortunadamente, existen muchas herramientas que se han creado para que firmar un documento digital sea igual de fácil y válido que uno físico.

Programas como DocuSign, VIDsigner permiten enviar un enlace para que la persona pueda leer el documento y a través de un SMS, verificar su identidad y proceder a la firma.

También existen otros software que pueden ser útiles en este aspecto como eEvidence que se encargan del envío certificado de correo electrónico o Coloriuris para registrar contenido online como si se tratase de un registro privado de propiedad intelectual.