El mundo de las asesorías y en general los servicios legales, nunca ha sido aquel que más rápidamente ha adoptado las nuevas tecnologías. Hasta hace relativamente poco, podíamos entrar en un buffet o asesoría y encontrarnos cajas llenas de archivos y expedientes en papel.

En el día a día de una asesoría hay que lidiar con muchos documentos distintos, de los cuales la mayoría son importantes y es necesario almacenarlos para poder utilizarlos en el futuro. Por lo que, más allá de estar al día con la tecnología, la necesidad de digitalizarse es aún mayor teniendo en cuenta el modo y los elementos con los que se trabaja.

Afortunadamente la situación está cambiando. Cada vez son más las asesorías que utilizan software que les ayudan con sus gestiones y consiguen que sean más rápidas y eficaces.

Si estás buscando nuevas herramientas o quieres saber qué procesos puedes mejorar en tu asesoría legal, estás en el lugar correcto. Hemos seleccionado algunas herramientas que ayudarán a hacer que la gestión de tu asesoría pueda mejorar a través de las nuevas tecnologías.

6 Softwares Que Mejorarán La Gestión De Tu Asesoría Legal

1. Holded

Existen softwares que no son específicos para un sector en particular, pero que son extremadamente útiles y consiguen adaptarse a cualquier situación. Holded es uno de ellos.

No se trata de un programa para asesorías exclusivo, pero encaja perfectamente con todo lo que una asesoría legal puede necesitar. Sobre todo si está pensando en optimizar su gestión.

Holded tiene muchos programas distintos en uno. Hace las veces de programa de facturación y contabilidad, ayudando a tener bajo control los números y permitiéndonos crear, enviar y almacenar las facturas tanto emitidas como recibidas.

También puede hacer de CRM y ayudarnos a que toda la información de los contactos, leads y clientes esté almacenada en el mismo sitio, y sea accesible siempre que sea necesario para su aprovechamiento.

Holded nos permitirá centralizar todos los departamentos y recursos en un solo lugar. Funciona, por tanto, también como ERP ya que en un solo software, engloba los distintos recursos y nos permite gestionarlos y mantenerlos interconectados entre sí, para compartir información y datos de forma sencilla.

En definitiva, Holded es una herramienta que en poco tiempo hará que nuestra asesoría legal sea más eficaz y funcione de manera correcta y automática.

2. Slack

En una asesoría legal hay muchos elementos que entran en juego. Generalmente, cada uno es llevado a cabo por una persona o grupo de personas que tienen que estar siempre conectados de alguna manera con los demás departamentos para que todo funcione correctamente.

Si queremos que la comunicación de nuestra asesoría sea rápida y sin obstáculos, necesitamos un programa que nos permita estar siempre en contacto, disponibles y nos dé facilidades para poder conectarnos.

Slack es la herramienta que nos permitirá hacer eso y más. Con Slack podemos desde comunicar información y boletines globales a toda la asesoría, hasta escribir mensajes privados a una sola persona. Pasando, claro está, por la posibilidad de crear cuantos grupos de personas determinados queramos.

De este modo, Slack nos da libertad total para comunicarnos con quien y del modo que queramos. Al poder descargarse en distintos dispositivos, incluso nos permite no tener que estar físicamente en la asesoría y aún así comunicarnos con total sencillez con nuestros compañeros.

La comunicación eficaz, rápida y sin obstáculos es uno de los pilares básicos del trabajo en equipo. Sabemos la importancia que eso puede tener en el día a día de una asesoría legal y, por tanto, recomendamos Slack como una herramienta digital clave para optimizar su funcionamiento.

3. Factorial

Si bien estamos hablando de herramientas digitales y softwares, el capital humano sigue siendo uno de los activos más valiosos de una asesoría legal. El problema de estos, es la cantidad de papeleo y gestiones que conlleva la contratación de cada uno.

Los recursos humanos son un departamento imprescindible en toda empresa y negocio, sin embargo no siempre se le presta la atención necesaria. Como asesoría legal, sabemos que esto es un gran error ya que una equivocación o mala gestión en este aspecto puede terminar en un problema legal serio.

Por eso, utilizar herramientas que nos ayuden con la gestión de los recursos humanos es una opción ideal para no cometer errores y simplificar su gestión. Si hablamos de software de recursos humanos, Factorial es la mejor opción que encontraremos en el mercado.

Toda la información de cada trabajador está almacenada de manera similar a un CRM. Cada uno cuenta con su ficha con toda la información disponible. Factorial, por tanto, funciona sobre dos frentes: por un lado, facilita las gestiones internas del departamento de RRHH; por otro, también simplifica gestiones para cada trabajador, brindándoles una vía para comunicar y hacer las gestiones de forma directa, eliminando burocracia innecesaria.

Además, Factorial se conecta directamente con las administraciones pertinentes y hacen que las bajas, modificaciones y todos los documentos pertinentes se envíen de forma automática tanto a los trabajadores como a las mismas administraciones.

Factorial hará que nos olvidemos completamente de la gestión de los recursos humanos de nuestra asesoría.

4. Alfresco

Como hemos mencionado ya previamente, el día a día de una asesoría legal implica inherentemente muchos archivos y documentos de todo tipo. El formato físico hace que sea difícil su conservación, almacenamiento y archivación. Ya que, además, necesitaremos guardarlos para que estén disponibles para futuras consultas.

Alfresco es un software ECM, que nos ayudará a transformar y gestionar de forma totalmente digital, todos los documentos que tengamos, sean relevantes o no.

Alfresco se encarga de gestionar el ciclo de vida de los documentos desde su creación, digitalización o inclusión en el sistema, hasta el momento de su eliminación, en caso de que fuese necesaria.

Podemos tener todos nuestros documentos perfectamente organizados según un sistema o leyenda particular que, si fuese necesario, el programa nos dejará modificar y se encargará de reorganizarlo de forma automática.

De este modo, en segundos podemos buscar, encontrar y acceder a un documento a través de su motor de búsqueda. De este modo, Alfresco hace que se agilice el flujo de trabajo y consigue que seamos más productivos en todas nuestras gestiones.

Si queremos dejar de apilar documentos difíciles de encontrar y correr el riesgo de que se dañen o se extravíen, Alfresco es la solución para hacer nuestro trabajo más productivo.

5. Google Workspace

Los tiempos que corren nos obligan a ser más dinámicos. El trabajo físico en un edificio u oficina particular ya es cada vez menos necesario y se opta por opciones remotas o híbridas que, en determinado momento, pueden ser más un problema que una solución.

Afortunadamente, existen herramientas hechas para que se pueda trabajar de igual forma sentado en un despacho, que en el patio de la propia casa. Google Workspace es justamente una de ellas.

Lo que más destaca es que Google Workspace ofrece un conjunto de distintas herramientas de ofimática clásicas, pero que están accesibles en la nube. De modo que no debemos descargar ningún programa para utilizarlas.

Esto no solo simplifica el trabajo individual, también el colectivo. Podemos olvidarnos de problemas de incompatibilidad o licencias que expiran, simplemente con un navegador y conexión a internet, podemos acceder y colaborar en tiempo real en cualquier documento con una o varias personas.

Además, ofrece servicios de correo electrónico personalizado, almacenamiento en la nube que, trabajando en conjunto, nos permitirán mejorar la colaboración y hacer que el trabajo en equipo sea más sencillo.

Google Workspace mejorará sustancialmente el día a día de nuestra asesoría y el trabajo en equipo.

6. DocuSign

Ya hemos hablado bastante de los documentos y la importancia que su correcta gestión tiene en una asesoría legal. Sin embargo, hay un aspecto que no hemos tocado y que es casi igual o más importante y es la transmisión de estos documentos y su firma.

Como sabemos, hay muchos documentos que requieren una firma por parte del receptor, o las partes que lo acuerdan, etc. Este es uno de los aspectos que los detractores de los documentos digitales utilizan a su favor: es más sencillo y fácil firmar un documento físico.

Si bien hasta hace relativamente poco tiempo, no existía una solución cómoda para ello, esos tiempos se acabaron gracias a softwares como DocuSign.

DocuSign es una herramienta que nos permite enviar y firmar documentos digitales de forma sencilla, rápida y desde cualquier dispositivo. Funciona igual que un documento físico, hay que indicar quienes y donde tienen que firmar y ya está listo.

Cada persona recibirá el documento y podrá firmarlo de forma digital, con la misma validez que una firma hecha a mano. Además podemos tener un registro exacto de cuando se realiza, ya que DocuSign nos notifica, y hacer un seguimiento de las firmas faltantes.

DocuSign es una solución ideal para evitar dolores de cabeza a la hora de enviar documentos digitales.