Las TIC piden una única factura electrónica

En poco tiempo, todas las facturas de las empresas serán electrónicas, lo que no solo evitará el papel, sino que hará mucho más sencillo su procesado y contabilización automática. También se podrá saber, por ejemplo, su estado de tramitación o el momento de pago. Todo son ventajas, pero Conetic, la patronal de las empresas TIC españolas, cree que los distintos organismos van a plantear especificidades –ya hay ejemplos– que pueden frustrar esa gran oportunidad de normalización, y le pide al Ministerio de Economía que lo evite.

Tras el traspaso de la sanidad a las diez autonomías que aún no tenían esa competencia, decidido por Aznar en el año 2001, se acabó por fraccionar en 17 plataformas informáticas distintas el sistema sanitario español, lo que en muchos casos impide el intercambio de información, algo que hubiese sido más sencillo evitar en origen. Conetic, la patronal española de las empresas TIC muestra su preocupación por la posibilidad de que ocurra algo parecido con la facturación electrónica, que ahora solo se exige para algunos proveedores de la Administración y que pronto se extenderá a todas las empresas privadas.

Conetic hace mucho tiempo que alienta la transformación digital de las empresas, pero se muestra preocupada por los indicios de que se puede repetir el problema que ya plantea la plataforma electrónica FACE, que se emplea desde 2014 para las facturas de más de 5.000 euros presentadas al sector público. Hay organismos que plantean especificidades y el Gobierno vasco ha introducido un identificador propio en su reciente TicketBai (Tícket si), que deben emplear todas las empresas de su territorio al facturar a sus clientes. Esto impediría una factura electrónica normalizada válida para todos los ámbitos.

Se calcula que puede ahorrarle 5.000 millones a las empresas

“Hemos normalizado el tamaño y el contenido de las cartas a enviar (las facturas) pero los buzones (los puntos de entrega) son de colores distintos y las ranuras están colocadas a distinta altura, de forma que las empresas obligadas deben hacer un esfuerzo innecesario y poco productivo para entender el proceso de envío”, ejemplifica Vicente Alciturri, presidente de la empresa cántabra Semicrol y vicepresidente de la patronal nacional del sector, Conetic.

Estas diferencias se dan incluso entre organismos públicos de la misma administración, como es el caso del Estado y la Agencia Tributaria. Mientras que el Estado está interesado en el contenido completo de la factura, para poder gestionarla y pagarla, la Agencia Tributaria reclama otros datos: los obligados tributarios (vendedor y comprador), resumen de bases, tipos, cuotas, fechas de emisión, etc.

Tener que preparar dos formularios distintos cuando hubiese servido con uno solo es cuestionable, pero el problema puede agravarse con el reglamento de la ley aprobada en septiembre pasado, que va a extender la obligación de facturar electrónicamente para todo el sector privado, con lo que definitivamente se acabará con las facturas de papel en las transacciones comerciales.

Conetic aplaudió esa ley, ya que impulsa a las empresas a automatizar el proceso de incorporación de datos de las facturas a sus sistemas de información y va a abaratar la gestión interna. En la actualidad, este tratamiento se lleva a cabo de forma manual y se calcula que tiene un coste de 5.000 euros por cada 1.000 facturas recibidas, además del riesgo de errores en la transcripción de los datos.

Conetic estima que el ahorro en este proceso para el conjunto de las empresas españolas puede ser de unos 5.000 millones de euros anuales “por lo que todos estamos implicados en el éxito de la iniciativa legal”, enfatiza Alciturri. No solo hay razones económicas: cualquier proveedor sabrá en todo momento los estados de tramitación de las facturas emitidas a un cliente y si ya se ha ordenado el pago.

Todo son ventajas, pero la patronal de las TICs supone –porque aún no se ha aclarado– que el formato de las facturas electrónicas para clientes privados será el mismo que ya se exige para el sector público, que los puntos de entrega serán los mismos y que se va a tener en cuenta que, en un mundo cada vez más globalizado, también habrá que intercambiar facturas electrónicas con clientes de otros países de dentro y de fuera de la UE, algo que ya hace, por ejemplo, la banca con su sistema SEPA.

Si los estándares no contemplan estas circunstancias, el empresario puede encontrarse con que cada factura va a tener una estructura distinta, “porque ni el buzón es del mismo color, ni la boca está a la misma altura”, prosigue Alciturri con la misma metáfora.

El Ministerio de Economía no solo no despeja estos factores de incertidumbre, que puede convertir un gran avance en la gestión y en la competividad de las empresas en otro camino tortuoso más, y la desconfianza se agrava al constatar que muchos organismos públicos ya están pidiendo datos sobre plazos de pago, cadena alimentaria, mercancías peligrosas, plazos de carga y descarga, etc. que podrían extraerse de la factura electrónica.

El hecho de que cada uno reclame por separado aquello que afecta a su campo de competencias supondría una complejidad innecesaria para las empresas y Conetic insiste en que las soluciones que se han ido poniendo en marcha en los últimos años en algunos ámbitos –incluso aquellas que han tenido éxito– sean adaptadas a esta factura electrónica global, lo que obliga a una reingeniería de todas ellas, algo a lo que el Ministerio no parece muy proclive, escudándose en una escasez de medios humanos para abordar el proceso prácticamente desde cero.

Conetic ofrece su ayuda, apuntando que la digitalización por sí sola no es la panacea: “Los procesos ineficientes que son digitalizados no por ello mejoran la eficiencia sino que multiplican los problemas operativos que pretendían resolver”, advierte.

Alciturri insiste en que “para desarrollar un proyecto tan importante como este no se deben aceptar excusas de falta de financiación o de recursos en el sector público, porque el coste de oportunidad será mucho más elevado y las deficiencias de los sistemas desnormalizados serán soportados por el sector privado, tanto en términos económicos directos como por los recursos humanos necesarios para paliar las deficiencias de un mal diseño”.

Quizá hoy todo esto parezca solo una eventualidad lejana, pero no lo es. El 28 de septiembre se estableció la obligación de todos los empresarios y profesionales de expedir y recibir facturas electrónicas y tanto el destinatario como el emisor deberán proporcionar, además, información permanente sobre los estados de la factura. Eso va a cambiar muchas cosas, en cuanto se apruebe y entre en vigor el Reglamento que desarrollará la Ley, pero dependiendo de cómo se haga puede resultar una oportunidad para mejorar la eficiencia de las empresas o un quebradero de cabeza más.