El papel de la comunicación interna en la planificación de eventos

La comunicación interna para una empresa es como el sistema circulatorio de un organismo sano, con canales de contacto seguros, bien accesibles y eficientes funcionando como venas y arterias que oxigenan. Y hablamos de un doble sistema horizontal y vertical, es decir, entre compañeros de la misma y de distinta jerarquía.

Este sistema circulatorio de las empresas se somete a examen cuando toca planificar eventos promocionales y corporativos. Para que la evaluación resulte sobresaliente, recordamos unas claves útiles.

• 5 claves de comunicación interna en la planificación de eventos

Son muchas las razones que pueden llevar a una empresa a planificar un evento, desde el lanzamiento de nuevos productos o campañas promocionales hasta el nombramiento de nuevos empleados o la participación en ferias y congresos. En cualquiera de esas situaciones resultará esencial estructurar bien el diseño del evento, incluyendo, por supuesto, la comunicación a nivel interno.

1. El inicio: objetivos, canales de comunicación y roles

El primer paso en la programación de un evento es definir bien los objetivos y hacerlos llegar de forma clara a los participantes en el evento. Cuanto más transparente sea el traslado de esta información, más fácil será que todos los responsables interioricen su rol y se sientan comprometidos con el proyecto.

Para ello se deben utilizar herramientas de comunicación efectivas, como el correo electrónico, las apps de mensajería instantánea o las de organización de tareas. A estos canales solo deben tener acceso las personas que participan en el evento, siempre especificando cuáles son los roles de cada responsable.

El paso siguiente es mantener reuniones periódicas para conocer el desarrollo del plan. En estas citas se muestran los avances alcanzados y queda documentada toda la información, lo que evita muchos malentendidos.

Por supuesto, en todo momento debe impulsarse una retroalimentación que favorezca el fluir de las ideas y propuestas. Además, hay que promover canales de comunicación igualmente accesibles que cubran situaciones de emergencia e imprevistos que puedan dar al traste con la planificación.

2. La preparación: reúne lo necesario

La fase posterior a la planificación del evento es la preparación. Supone ir de la teoría a la práctica y dar forma a todo lo que se ha plasmado sobre el papel.

Existe una amplia variedad de eventos corporativos a desarrollar, pero todos ellos tienen como característica común: su principal objetivo es promover el crecimiento de la empresa, sea a nivel de ventas o de marca. Puede tratarse de charlas o conferencias, talleres o workshops, exposiciones en vivo, presentaciones de productos o servicios, congresos y ferias comerciales, incluso actividades de team building.

Para cubrir todos estos desafíos con garantías, es imprescindible hacer inventario de las necesidades a cubrir: alquiler de espacios, de equipos de sonido o medios audiovisuales, contratación de flota de vehículos de alquiler, alojamientos, servicios de traducción… Cuando la naturaleza de la actividad empresarial inste a la organización frecuente de eventos, conviene plantearse la adquisición de enseres como la carpa Flexhal, como ejemplo de equipamiento de alta calidad. Son dispositivos que se amortizan en poco tiempo.

3. La fase previa al evento: reuniones periódicas y promoción de la colaboración

Llega el momento de ponerse manos a la obra con la organización. Hay que comprobar que todos los participantes cumplen bien su cometido, los canales de comunicación funcionan a la perfección y los posibles imprevistos se cubren con garantías.

Un ejemplo práctico de buen trabajo a nivel interno en esta fase es Trent Trading, cuya web es https://www.tenttrading.com/es/. Coordina de manera impecable las áreas de ingeniería, producción y venta. Esta compañía ha logrado crear a su alrededor una comunidad de más de 150 empresas satisfechas con sus productos y servicios.

4. El desarrollo: gestión efectiva y manejo de posibles contratiempos

La realización del evento es otro momento crítico a nivel de comunicación interna, pues cada participante debe asumir su rol y cumplir con su trabajo tal y como estaba plasmado en la planificación.

Una parte del equipo será la encargada de garantizar que los canales de comunicación internos funcionan, mientras que otros responsables irán supervisando el desarrollo del evento. En esencia, lo que se busca es una gestión efectiva que incluya solventar diferentes contratiempos: dirigir el evento a otra sala o cambiar de espacio, solucionar los problemas de audio o emisión de contenidos o cubrir las demandas de las personas que participen en la presentación.

5. El postevento: la importancia del feedback

Terminado el evento, el momento de evaluar para reajustar, aprender de errores e implementar mejoras de cara a futuros actos. Se debe hacer tanto si los objetivos se han cumplido como si no, y, para ello, hay herramientas útiles: valorar el total de inscripciones/asistentes, pasar encuestas de satisfacción, analizar la participación en medios sociales…

En cada fase del proceso, como has visto, una buena comunicación interna sirve para engrasar la máquina. Y, si esta funciona a pleno rendimiento, se optimizarán los recursos dedicados a la organización del evento y se conseguirán objetivos con creces.