Entrevista a Firmafy sobre las posibilidades de la firma electrónica

Las nuevas tecnologías digitales han permitido optimizar una gran cantidad de procesos, funciones y actividades en las empresas e instituciones públicas.

En los últimos años, ha proliferado con fuerza el concepto de gestión documental, gracias a la presencia de sistemas modernos y mecanismos eficientes que son capaces de producir, editar, almacenar, resguardar y compartir grandes volúmenes de archivos.

En este sentido, la firma electrónica es un elemento fundamental a la hora de crear documentos digitales que no puedan ser reproducidos, falsificados o adulterados para fines ilícitos. Esta herramienta no solo aporta en cuanto a la digitalización y automatización de los procesos documentales, sino que también permite garantizar la seguridad, autenticidad y validez de cualquier documento. A su vez, simplifica el trabajo de las organizaciones, ahorra costes al eliminar el uso del papel a un 100%, incrementa la productividad, evita los desplazamientos físicos innecesarios y contribuye a la sostenibilidad.

Dentro de este contexto, Firmafy emerge como una innovadora aplicación de firma electrónica avanzada para empresas. Su servicio electrónico posibilita una rúbrica online desde el móvil de forma rápida, segura y con pleno valor jurídico, sin efectuar descargas ni acudir presencialmente a ninguna oficina. A continuación, la empresa explica sus objetivos, las medidas de seguridad que implementa y los beneficios que imprime a sus clientes corporativos, entre otras cosas.

¿Cuál es el objetivo de Firmafy como aplicación de firma electrónica?

Firmafy nació en 2018 con el objetivo de facilitar la firma de cualquier documento sin necesidad de descargar nada ni de acudir presencialmente a las oficinas correspondientes, asegurando la identidad del firmante y la validez de dicho documento. 

La idea inicial y que siempre se ha mantenido era la de crear una aplicación rápida, fácil de usar y segura.

¿Cómo garantiza Firmafy la validez legal de las firmas electrónicas realizadas a través de su plataforma?

Gracias a las 6 evidencias que caracterizan a Firmafy ningún documento ni los firmantes pueden ser alterados. Concretamente, de estas 6 evidencias, destacamos la firma biométrica que recoge los datos biométricos que identifican de forma única al firmante y el código CSV que identifica el documento garantizando que no haya sido alterado. 

Además, cada documento firmado incluye una auditoría completa, un código OTP, un sellado de tiempo que recoge el momento exacto de la firma y certificado, garantizando de nuevo que el documento no pueda ser alterado.

¿Qué tipo de documentos pueden firmarse electrónicamente utilizando Firmafy?

Literalmente cualquier tipo de documento. Nuestra firma electrónica es utilizada por una larga lista de empresas de diferentes sectores, entre los que destacamos, el sector inmobiliario, el departamento de recursos humanos, el sector de seguros, cualquier despacho profesional, el sector alarmas y seguridad, etc.

Nos regimos por la normal eIDAS, que garantiza nuestro sistema de firma electrónica y permite usar cualquier documento como prueba en procedimientos jurídicos, lo que da total validez legal.

¿Cómo contribuye Firmafy a la digitalización y automatización de los procesos documentales de una empresa?

Firmafy cuenta con una sencilla API que permite integrar nuestra firma electrónica a cualquier programa, APP y CRM que se utilice en la empresa.

Con nuestra API no solo contribuimos a la digitalización y automatización de los procesos documentales, sino que también ayudamos a simplificar el trabajo y dar la posibilidad de enviar desde el programa documentos para que se firmen online con Firmafy.

¿Qué medidas de seguridad implementa Firmafy para proteger la información y los documentos de sus usuarios? ¿Cuál es la importancia de cumplir con la normativa europea eIDAS y RGPD en el contexto de la firma electrónica?

Como ya se ha comentado antes, las 6 evidencias que caracteriza a Firmafy son las que aseguran todo el proceso de la firma de cualquier documento. 

Cumplir con la normativa europea eIDAS y RGPD corroboran estas evidencias y nos categorizan como prestadores de servicios electrónicos de confianza.

¿Qué beneficios puede obtener una empresa al utilizar Firmafy en términos de eficiencia y productividad?

Muchos. Al utilizar Firmafy la empresa gana en productividad, ahorrando tiempo en procesos que antes requerían horas; dinero, ya que con Firmafy eliminas al 100% el uso de papel e incluso de impresoras y escáneres; calidad en el servicio que se ofrece, haciendo que el cliente no pierda tiempo en acudir a tu oficina; sostenibilidad, al eliminar el papel y la maquinaría la empresa se vuelve más sostenible.

¿Cuál es el nivel de personalización que ofrece Firmafy a sus usuarios, en cuanto a la interfaz y las funciones disponibles?

Nos caracterizamos por una interfaz muy sencilla e intuitiva, facilitando así la gestión del documento al cliente sin perder tiempo. Además, ofrecemos algunas herramientas muy interesantes que contribuyen a esa productividad y eficiencia como es la creación y almacenamiento de plantillas para que el cliente no tenga que depender de hacer siempre un documento desde cero; también la posibilidad de realizar una firma masiva de un mismo documento con nuestro FirmaLink, que permite al cliente enviar el documento mediante un enlace a todos los firmantes que requiera dicho documento.

¿Qué diferenciadores considera que tiene Firmafy frente a la competencia en el mercado de la firma electrónica?

Sin duda, la atención al cliente. Contamos con un equipo de profesionales que atienden cualquier consulta de nuestros clientes, lo que hace que sea nuestro gran punto diferenciador y es lo que más valoramos.

A diferencia de los otros tipos de firmas electrónicas (simple y cualificada) que clasifica la UE mediante su reglamento (eIDAS), la firma electrónica avanzada que ofrece Firmafy permite identificar al firmante de manera única e inequívoca a través de la firma biométrica y el sellado de tiempo. El servicio de la aplicación también garantiza la autenticidad e integridad de un documento con el Código CSV, implementa una completa auditoría del proceso de rúbrica documental e incorpora protocolos de seguridad clave complementarios (Código OTP).

Por último, cabe destacar que Firmafy opera con diversos sectores como inmobiliarias, recursos humanos, aseguradoras, operadores turísticos, eventos, software, despachos profesionales, etc.; a quienes ofrece diversos planes (gratis, business, enterprise y plan personalizado) y un sistema sencillo, intuitivo y adaptado tanto a la normativa europea como el RGPD.