Tener una pyme es estar constantemente puesto a prueba frente a nuevos desafíos y retos que pueden venir desde distintos frentes. El más grande últimamente es el adaptarse a las nuevas tecnologías, luchando contra el estancamiento y la competencia cada vez más feroz.

A los retos que ya tienen de por sí las pequeñas y medianas empresas españolas, en este 2025, se les suma la implementación de la factura electrónica. Aunque, a priori, no se trata de algo negativo, seguramente implica modificaciones, adaptación y algún que otro coste extra para las empresas.

Para evitar que esta novedad encuentre a tu empresa poco preparada, hemos recopilado información y distintas maneras de abordarlo en un breve artículo que encontrarás a continuación. Veremos las novedades económicas para este 2025, las nuevas leyes y decretos que afectan a las pymes y autónomos, y ofreceremos recomendaciones prácticas para adaptarse a esta nueva era digital.

Preparando Tu Empresa Para La Transición A La Factura Electrónica

¿Qué significa realmente este cambio para las pymes y los autónomos? Más allá de ser una simple obligación, la facturación electrónica también tiene un lado positivo ya que ofrece una serie de beneficios que pueden transformar la manera en que se gestionan los negocios, como veremos a lo largo de este artículo.

1. Factura electrónica obligatoria

Impulsado por los cambios legislativos y normativos destinados a modernizar y apoyar a estos importantes sectores económicos, el panorama de las pymes y los autónomos en España durante estos últimos años está experimentando cambios significativos.

Uno de los cambios más destacables que nos atañe en este caso, es el aplazamiento de la obligatoriedad de la facturación digital, que inicialmente debía entrar en vigor en 2022 tras la aprobación de la Ley Crea y Crece, pero que entra finalmente en vigor este 2025 para autónomos y pymes que facturen más de 50.000 euros anuales.

Se trata de un hito en la modernización empresarial, que busca impulsar la eficiencia y transparencia en las transacciones comerciales como veremos más adelante.

Si bien este retraso, debido en parte a las elecciones anticipadas, ha dado a los autónomos y a las pequeñas empresas más tiempo para adaptarse, garantizando, así, una transición más suave, el tiempo se ha acabado y ya ha entrado en vigor.

Aquellas empresas que aún no hayan hecho la transacción, deben urgentemente buscar programas para adaptarse a la factura electrónica ya que se pueden enfrentar a multas de hasta 10.000 euros.

De momento, solo atañe a las operaciones B2C, entre empresarios y profesionales, pero cabe esperar que se expanda también a las facturas B2C en un futuro no tan lejano, aunque todo dependerá, obviamente, de lo fluida que sea la transición entre empresas.

1. Otras novedades para pymes

Otra novedad importante es la introducción de un nuevo sistema de cotización para los autónomos. Este modelo progresivo, que se aplicará a lo largo de tres años, empezó en 2023 y este 2025 llegará a su culminación, tiene por objeto reducir las cotizaciones de las personas con rentas más bajas y aumentarlas en el caso de las personas con rentas más altas, promoviendo así un sistema más equitativo en general.

La cotización para autónomos vuelve a encontrar una modificación, en la que los umbrales más bajos se encontrarán en 200 euros mensuales y 590 euros para los más elevados.

Además, se introduce una reducción en el tipo impositivo del Impuesto sobre Sociedades para pymes con una facturación inferior a 10 millones de euros, disminuyendo del 25% al 23%.

Además, el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) ha experimentado cambios, entre los que destacan una reducción del tipo de retención para los rendimientos procedentes de obras literarias, artísticas o científicas y un régimen fiscal especial para profesionales e inversores que se trasladen a España, en vigor desde enero de 2023. Estos cambios tienen como objetivo atraer talento e inversión y mejorar el atractivo de España como lugar de negocios.

Aunque los Presupuestos Generales del Estado siguen siendo objeto de debate parlamentario y de posibles enmiendas, sobre todo en lo que respecta al impuesto de solidaridad sobre las personas físicas con grandes patrimonios, la orientación general es clara: un marco normativo más favorable y moderno para las pymes y los autónomos. Estos cambios crearán un entorno empresarial más dinámico e integrador en España.

3. Beneficios de la factura electrónica

Si tu empresa entra dentro del umbral de aquellas que deben, de manera obligatoria, adoptar la factura electrónica, no todo son malas noticias. Este cambio puede suponer, de hecho, una buena noticia para el funcionamiento de tu negocio.

La adopción de la facturación electrónica ofrece una serie de ventajas que mejoran la eficacia operativa y el cumplimiento de las normas. Una ventaja importante es la reducción de errores. Los sistemas automatizados minimizan el riesgo de error humano en la introducción de datos, garantizando la precisión y coherencia de los registros financieros. Con esto ahorramos tiempo y también aumentamos la confianza y la satisfacción del cliente.

El uso de facturas electrónicas también agiliza el proceso administrativo, aumentando la rapidez y la eficacia. Las facturas en papel son cosa del pasado, sobre todo teniendo en cuenta que con las facturas digitales pueden emitirse, recibirse y procesarse casi al instante. De este modo todo el ciclo de pago se agiliza, se elimina la necesidad de almacenamiento físico y tanto emisor como receptor pueden ahorrar costes.

Quizás el punto a favor más fuerte frente a la obligatoriedad de la factura electrónica es que tiene un rol muy importante en la lucha contra el fraude fiscal. Este tipo de facturas cuenta con  un rastro digital transparente y rastreable, lo que dificulta a las empresas ocultar transacciones o manipular de alguna manera los registros. De este modo las autoridades competentes pueden controlar más fácilmente las transacciones y garantizar que los impuestos se paguen con exactitud y a tiempo.

4. Consejos prácticos

Frente a la necesidad de implementar un nuevo sistema de facturación, existen algunos consejos que pueden ser de ayuda para que la transición sea más fluida y, además, para aprovechar la ocasión y añadir mejoras relacionadas a la manera en que nuestra empresa funciona.

• Elegir el software adecuado: Elige una solución de facturación electrónica que satisfaga las necesidades de tu empresa y se integre sin dificultades con tus sistemas actuales. Asegúrate de que cuenta con funciones como la introducción automática de datos, plantillas personalizables y un alto nivel de seguridad.
• Ofrecer una formación exhaustiva: Comprueba que tus empleados y socios se sienten cómodos utilizando el nuevo software. Para ello, puedes organizar sesiones de formación o seminarios web para que todos se familiaricen con las características y funciones. Además, puedes ofrecer guías detalladas y asistencia continua para resolver cualquier duda o problema que pueda surgir.
• Actualizar los procesos: Revisa tus flujos de trabajo de facturación para incorporar prácticas digitales. Entre otras cosas, establece políticas claras para la creación, el envío y el seguimiento de las facturas electrónicas. Automatiza las tareas repetitivas para ahorrar tiempo y reducir los errores.
• Comunicación con los clientes: Hay que informar a los clientes del paso a la facturación electrónica y asegurarse de que están preparados para recibir facturas digitales. Dales instrucciones sobre cómo manejar y procesar estos documentos, y ofréceles apoyo para garantizar una transición sin problemas.
• Utilizar medidas de seguridad apropiada: Hay que proteger los datos utilizando plataformas de facturación electrónica seguras que cumplan las normas del sector. Establece políticas de contraseñas seguras, activa la autenticación de dos factores y actualiza periódicamente tu software para protegerte de las ciberamenazas.

Estas directivas, no solo aplican a la facturación electrónica sino que pueden aprovecharse y aplicarse, con sus debidas adaptaciones, a la transición hacia otros programas que digitalicen los procesos.

Adaptarse al futuro

Previo a la nueva ley, desde 2023 la facturación electrónica en España ha experimentado un notable crecimiento, con un aumento del 35% en 2023, liderado obviamente por las dos comunidades más pobladas: Madrid y Cataluña.

Esta tendencia refleja una transición general hacia la digitalización, que solo va a incrementar con la aplicación de la Ley Crea y Crece.

La adopción de tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial y el blockchain, promete revolucionar la facturación electrónica, mejorando la seguridad, eficiencia y automatización de los procesos. A su vez, la interoperabilidad entre sistemas será esencial para facilitar las transacciones comerciales en un mercado cada vez más globalizado.

A medida que las normativas avancen para adaptarse a las necesidades del mercado, será fundamental que las empresas se mantengan informadas y preparadas para integrar estas innovaciones.

Debemos ver la facturación electrónica como una oportunidad para optimizar la gestión empresarial, reducir costos y contribuir a la sostenibilidad ambiental.