Javier Ibáñez, delegado de Konica Minolta: ‘Para salir de esto, las empresas buscaremos la cercanía y la forma de apoyarnos’
A Konica Minolta, como para la mayoría de las empresas, esta situación ha hecho modificar nuestros hábitos de trabajo. Por precaución ante posibles contagios, fuimos reduciendo la presencia, primero en nuestras dependencias de forma que, especialmente el equipo técnico, no podían coincidir, para evitar un posible colapso del servicio. Igualmente se restringió en las dependencias de los clientes hasta finalmente prestar el servicio únicamente a demanda. Hemos cambiado la forma de comunicarnos y atender, siempre cumpliendo con los SLAs (tiempos de atención, servicio y calidad) demandados y pactados con los clientes.
Continuamos ofreciendo la atención técnica con la “normalidad” que nos permiten las medidas de seguridad adoptadas, tanto para la protección de nuestro personal como el de los clientes. El importante número de industrias, instituciones y profesionales que han parado su actividad ha rebajado notablemente el número de llamadas al servicio, ayudando a evitar contagios. A destacar las actuaciones que hacemos en el recinto hospitalario, dónde las precauciones son máximas, pendientes en todo momento de los comunicados dictados por la institución en orden a prevenir cualquier contagio. “Menor presencia del equipo humano en la calle, mayor seguridad para todos”.
En la operativa logística se han producido numerosos retrasos en las entregas e instalaciones de nuevos equipos debido a la ausencia de los clientes en su lugar de trabajo. Eso ha provocado que la “despensa”, nuestro almacén central esté lleno, lo que además del colapso provoca gastos añadidos. A su vez, cuando se normalice la actividad, requerirá un sobresfuerzo que dado el desasosiego que vivimos realizaremos con ilusión.
En el capítulo de facturación, durante el mes de marzo, cierre de nuestro ejercicio fiscal, la disminución en las entregas y la minoración en la facturación mensual recurrente hizo que se resintiera notablemente la cifra del mes.
La operativa es similar, adaptándonos a trabajar desde nuestros domicilios salvo si existe la necesidad de atención de los equipos en el cliente dónde los técnicos salen al campo.
Nuestras infraestructuras IT estaban preparadas con antelación y nos permiten teletrabajar de forma segura y eficiente.
Utilizamos herramientas como http://WWW.SOLUCIONESDIGITALESPARAPYMES.COM, que presentamos a diario a nuestros clientes, de fácil acceso, rápidas de instalar y baratas, sobre todo en situaciones como la actual, donde si no se dispone de esta infraestructura las empresas se paralizan.
Más que nunca nuestra sede es virtual. Conectados por VPN a nuestro servidor central nos permite tener acceso directo a la base de datos. Efectuamos consultas, intercambios de datos, gestionamos pedidos, incidencias, facturamos, se digitaliza y /o certifica la documentación diaria en el sharepoint y en nuestro gestor documental Docshare, y la aplicación de firma digital nos permite seguir firmando todo tipo de contratos, sin salir de nuestro domicilio.
Desviada la telefonía fija a nuestros dispositivos móviles, trabajamos como si estuviéramos en la oficina. Estos días, nuestro servidor de correo electrónico “echa humo” pero no hay problema gracias a nuestras cámaras termográficas inteligentes, (equipos que, además de las funciones propias, en este momento de la pandemia del Covid-19 se están utilizando en infraestructuras que reciben diariamente a muchas personas para la detección de variaciones de la temperatura, una herramienta previa para ayudar a detectar fiebres en la respuesta al coronavirus).
Teams o Skype nos permite mantener reuniones diarias con una calidad de sonido e imagen muy aceptable. Con interactuación e intercambio de documentación. Pese a la sobrecarga de las redes, con pocas interferencias y retardos en la imagen y sin coste.
El Departamento Técnico mantiene los equipos monitorizados, evalúa las incidencias y, a través de llamadas o conexiones en remoto, soluciona un alto porcentaje de las mismas evitando desplazamientos. Si no es posible el técnico de campo hará presencia inmediata en las instalaciones del cliente.
Hemos modificado el procedimiento de envíos de piezas derivándolas directamente al cliente y procuramos unificar avisos para que nuestros técnicos estén el mínimo tiempo expuestos a posibles contagios. Esto puede provocar pequeños retrasos puntuales, pero la consideración de los clientes es de total apoyo y agradecimiento. Para acercarse a prestar atención se requiere por parte del cliente un salvoconducto que acredite que su empresa realiza actividades incluidas dentro de las reguladas por los R.D. lo que nos permite dar cobertura legal a las salidas del personal técnico.
Veremos empresas que no continúen el camino, al tiempo que otras muchas retomarán la actividad. Lamentablemente, veremos ajustes de plantillas y ralentización de inversiones que después de unos meses, volverán a fluir.
En el campo de las tecnologías, el tejido empresarial ha tomado conciencia de que estas nuevas herramientas serán imprescindible para afrontar un futuro con seguridad y hará que tengamos que trabajar sin descanso para proveer e instalar el notable número de aplicaciones, entre ellas algunas que he descrito anteriormente.
Posiblemente, empresas, profesionales y clientes finales, busquemos en la cercanía la forma de apoyarnos y colaborar entre nosotros, a fin de ayudar a salir a todos de este mal sueño que estamos viviendo.
