Una solución cántabra para digitalizar las empresas

La empresa cántabra Improchange está dispuesta a cambiar la forma de gestionar las empresas. Desarrollada a partir de las necesidades del grupo de empresas JGL21 (Auto Norte y Pedro Gutiérrez Liébana), ha sistematizado y digitalizado los procesos clave en todas las empresas del grupo, pero son aplicables a cualquier negocio con un sistema de módulos específicos.

Hace ya ocho años que Julio Gutiérrez-Liébana se puso como objetivo implantar el sistema de gestión de procesos de un concesionario, donde las distintas áreas de negocio (coches nuevos, coches de ocasión y taller) generan un sinnúmero de procesos antes de que el vehículo o la reparación lleguen al cliente. Entonces asesoraba a marcas en Madrid y, aunque el proyecto no pasaba de un boceto, Renault se interesó por él para hacer un proyecto piloto.

Cuando se hizo cargo del grupo familiar, Julio Gutiérrez-Liébana decidió retomar e impulsar aquella iniciativa, aunque dejó el proyecto en manos de la compañía Improchange y de Alfredo Páez, y los concesionarios de Auto Norte en Santander y Colindres, y Pedro Gutiérrez Liébana en Bezana y Bilbao se han convertido en sus clientes y en el campo de pruebas.

La solución informática ya está completamente acabada, aunque los módulos complementarios son ampliables hasta el infinito, advierte Páez, y su empresa pretende iniciar ahora la fase de comercialización, tanto entre los concesionarios, su público objetivo más inmediato ­–en España hay al menos 2.000– como entre todo tipo de empresas, en las que se pueden implantar los módulos de gestión genéricos, y definir después los más específicos del negocio.

El sistema pone fin, según Páez, a una de las pesadillas de las empresas, la falta de control. “Quien ha de decidir, en muchos casos no sabe si el trabajo se está haciendo, si se está haciendo bien o en qué fase está, simplemente porque no tiene forma de medirlo. Esa información tampoco la tienen departamentos que realizan tareas consecutivas, por lo que se producen pérdidas de tiempo, gestiones inútiles o una desviación de los objetivos”, explica. Para evitarlo, su solución ha establecido un modelo de gestión por procesos y no por funciones, lo que permite enlazar a todos los departamentos de la empresa que están relacionados con cada tarea.

Más rapidez y más control

El primer paso en la implantación de este sistema de gestión es diseñar el proceso de negocio que tiene la empresa cliente; ese modelo de funcionamiento se digitaliza en un software y se crean los cuadros de mando que permiten conocer de forma gráfica todos los parámetros de funcionamiento y hacer un seguimiento de las tareas, los departamentos o los trabajadores.

El primer efecto de la potente solución informática creada por Improchange es la desaparición del papel físico, pero detrás de esto hay mucho más. La relación digital entre departamentos facilita que cada usuario reciba de inmediato y automáticamente su tarea según el flujo de trabajo definido para que pueda iniciarla sin pérdida de tiempo, o que la empresa tenga constancia de dónde se producen retrasos o un cuello de botella.

Un cuadro de mandos en tiempo real que, según Páez, “mejora la productividad y la capacidad estratégica, facilita el cumplimiento de las normativas –sobre todo en sectores muy regulados– y hace que la empresa pueda adaptarse con más rapidez y eficacia a los cambios”.