El registro de la jornada laboral llega a las empresas
Muchas pymes no tienen claro cómo adaptarse a la ley, a pesar de las numerosas soluciones que ofrece el mercado
El pasado 8 de marzo se aprobó el decreto–ley que obliga a las empresas a realizar un control horario de sus empleados. La norma, que pretende acabar con el abuso de las horas extraordinarias y su economía sumergida, comenzará a aplicarse el 12 de mayo y desde ese momento las empresas deben registrar diariamente la jornada laboral de sus trabajadores. Hay muchas opciones y muy variadas para sistematizar este control pero buena parte de los afectados aún no saben cómo establecerlo. Si no lo hacen, se exponen a sanciones que pueden superar los 6.000 euros.
El 12 de mayo entra en vigor la obligatoriedad de instalar sistemas de registro y control horario de los trabajadores en las empresas, sean del sector que sean, y tengan a los empleados en sus centros, de viaje o teletrabajando. Aunque habrá sanciones por los incumplimientos y la llegada de este sistema es inminente, la gran mayoría de las empresas desconocen aún qué tienen que hacer para ponerlo en práctica.
La responsable comercial de Support Security (Grupo Setelsa), Beatriz Mier, subraya que “parte del tejido empresarial de Cantabria dispone ya de un control horario de empleados, ya que es una herramienta muy extendida en las medianas y en las grandes empresas, formando incluso parte de sus paquetes de gestión administrativa. Es en las pequeñas donde tenía poca implantación y, por tanto, donde más se están demandando estos sistemas”.
La directora general de Netkia, Verónica Román, coincide en esta apreciación y afirma que, aunque “las empresas y la mayor parte de los empleados están concienciados con esta nueva realidad, estamos detectando que muchas aún no cuentan con los medios ni con la tecnología adecuados”.
El registro diario de la jornada de trabajo se incluye dentro de un paquete de reformas para luchar contra la precariedad en el ámbito laboral. Para ello se ha modificado el artículo 34 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores y se ha añadido un nuevo apartado, el 9.
La intención concreta de esta medida es poner fin a las horas extras que no se cobran –en 2018 cada semana se hicieron en España 6,4 millones de horas extra, de las cuales casi la mitad no se pagaron–. También busca garantizar el derecho a la desconexión digital –no tener que responder ni mensajes electrónicos, ni whatsapps, ni llamadas fuera del horario laboral– y asegurar que entre jornada y jornada haya un descanso mínimo de 12 horas.
Hasta la aprobación de la ley pocos se habían tomado en serio este tema. Así lo refleja una reciente encuesta realizada por Softdoit, que concluye que solo una de cada tres empresas dispone de un control horario (un 37%, concretamente).
Obligaciones
En virtud de la nueva normativa, la empresa deberá establecer cómo organizará y documentará el registro horario mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. En su defecto, la decisión la tomará el empresario, previa consulta con los representantes de los trabajadores.
Mier tiene claro que “el éxito de un control horario radica en la coordinación entre empresa y empleado” y, por ello, asegura que “es necesario que el empresario implante un control horario que se adecúe a las necesidades de sus empleados, seleccionando la tecnología de fichaje adecuada (biometría o tarjeta), el número de terminales óptimo, módulos de fichaje para empleados desplazados, etcétera”.
Para cumplir con la norma, las empresas están obligadas a registrar la hora de inicio y finalización de la jornada de todos los trabajadores sin que esto suponga un perjuicio de la flexibilidad horaria.
Los registros se deberán almacenar durante cuatro años y en este tiempo estarán a disposición de los empleados, representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La legislación también establece que el empresario deberá informar mensualmente sobre las horas extraordinarias realizadas por cada empleado, enviándoles copia de los resúmenes.
Aluvión de sistemas de control
La Ley no dicta nada sobre cómo debe ser el registro horario, por lo que los sistemas de control pueden ser muy variados, desde sencillas hojas de papel que firmen los empleados hasta los relojes de fichar, los modernos lectores del iris de los ojos, los de tarjetas o las aplicaciones de telefonía móvil.
Son muchos los que afirman que en pleno siglo XXI no se puede considerar ‘registro de jornada’ al acto de meter una ficha en una máquina o de firmar en un papel, y las grandes firmas de software están comercializando sistemas mucho más avanzados para controlar el horario de los trabajadores. No son las únicas. En los últimos meses han aparecido en España decenas de empresas emergentes o startups ofreciendo este tipo de soluciones, casi siempre para que los empleados puedan acceder al registro a través de un navegador o de una app instalada en su teléfono móvil.
La empresa cántabra Netkia cuenta con un portal del empleado denominado Hera. Este sistema recoge el momento de fichar y lo refleja en un documento que se adjunta directamente a la nómina. El empleado tiene acceso a toda esta información a través de un área privada, en el que también está la relativa a sus nóminas, permisos, vacaciones… “Todo está automatizado, lo que libera de muchas gestiones a los departamentos de recursos humanos”, explica la responsable de la empresa.
Por su parte, la compañía Support Security sostiene que uno de los servicios con mayor aceptación para la pequeña y mediana empresa es la modalidad de cloud computing, ya que minimizan la inversión, al permitir el almacenamiento y gestión del sistema en la nube. Ellos ofrecen este servicio mediante el sistema Stime-Cloud, con un almacenamiento de los datos securizado. “La economía y facilidad de implantación de un sistema de tipo nube, así como su sencillo mantenimiento, ha propiciado que se haya convertido en una de las modalidades con más aceptación”, asegura su responsable comercial.
Para quien no tenga la intención de gastar en ningún sistema sofisticado o prefiera algo más simple, las tiendas de informática o incluso Amazon venden dispositivos que permiten el registro horario mediante huella dactilar, que van desde los 30 a los 800 euros.
Un mar de dudas
La llegada de los fichajes obligatorios no ha sido del gusto de todos. En las conversaciones previas con los agentes sociales, la CEOE mostró su rechazo a la medida, alegando que suponía «un cambio hacia lo antiguo». Hay quien opina lo contrario y piensa que, a pesar de que la ley entra en vigor para salvaguardar los derechos trabajadores, las empresas también pueden resultar beneficiadas: “Con el registro horario podrán medir directamente la eficiencia de su plantilla, pudiendo valorar y revisar necesidades concretas en su redimensionamiento”, asegura Román.
Lo que sí es compartido por todos es que está generando muchas dudas. En primer lugar, sobre cómo se cumplirá la protección de datos. Y es que, pese a que se acumulará una ingente información sobre la actividad diaria de los trabajadores, en el Real Decreto no se hace ninguna referencia a la protección de estos datos.
La responsable comercial de Support Security recomienda prestar “un especial cuidado con los sistemas de tipo nube, los que albergan información fuera de la propia empresa”.
Otra duda que genera la amplitud con la que está redactado el decreto es que indica que el registro horario se tendrá que hacer siempre y cuando no cause perjuicio a la flexibilidad horaria que también contempla la norma. Los expertos señalan que esto abre una puerta a la posibilidad de que cierto tipo de empresas no tengan que llevar a cabo el registro, pero habrá que ver cómo interpreta esta flexibilidad la Inspección de Trabajo.
La duda más importante, en cualquier caso, está relacionada con la picaresca. Son muchos los que especulan sobre la posibilidad de que algunas empresas maniobren para ahorrarse el coste a la Seguridad Social en el pago de las horas extra, pidiendo a los empleados que anoten la jornada con el horario que consta en el contrato y ofreciéndose a pagarles el resto en negro, lo cual favorecería la economía sumergida. Si actúan de este modo, las empresas se estarían arriesgando a ser sancionadas.
Sanciones
Las multas pueden venir derivadas tanto por la inexistencia de los sistemas de control, como por no comunicar la realización de las horas extras o por ocultarlas, enmascarándolas con otros conceptos de tipo salarial o de tipología convenida.
La norma establece como infracciones leves –cuya multa oscila entre los 60 y 625 euros– faltar a la información de las condiciones laborales más importantes o al proceso por el que se debe informar.
Las infracciones graves, de 625 a 6.250 euros, serán aquellas que se producen si se detectan irregularidades en los horarios previamente pactados o en la falta de registro o cómputo de las horas extras.
Por último, las infracciones muy graves –entre 6.250 y 187.515 euros de multa– se aplicarán en aquellas situaciones en las que se haya constatado un considerable aumento de horas extras sin que haya quedado reflejado en un cambio de contrato, o se haya superado el límite legal de las 80 horas extras al año o no se hayan abonado consecuentemente.
María Quintana
