Aforo Congresos: ‘Siempre existirá la necesidad de reunirse’

Hace más de 20 años que organizan congresos médicos y gestionan sociedades científicas. La especialización de la empresa cántabra Aforo Congresos en el ámbito médico, unida a la experiencia acumulada y a la prudencia de sus tres socias, Ana Bellota, Nieves Collantes y Sandra Gómez, les permite trabajar de forma estable durante todo el año y seguir creciendo tanto en empleados como en instalaciones. Las tres comenzaron en el sector de forma casual pero se reconocen apasionadas por un trabajo que “siempre es igual, pero siempre es diferente”.

P.- Después de casi un cuarto de siglo organizando congresos, ¿qué creen que les diferencia?

R.- El interés por conseguir que las cosas salgan lo mejor posible, ya que somos muy exigentes con nosotras mismas. Y, por supuesto, la experiencia que hemos acumulado, que nos permite anticiparnos a cualquier posible problema. Si hay alguna innovación en el mercado, hacemos lo imposible por incorporarla.

P.- ¿Cómo fueron sus inicios?

R.- Dos de nosotras (Nieves y Ana) trabajábamos por cuenta ajena en el mundo de la organización de congresos y decidimos montar nuestra propia empresa en noviembre de 1995. Sandra fue la primera empleada y, después, pasó a ser socia. Empezamos organizando algunos congresos para la Universidad de Cantabria y, al poco tiempo, nos especializamos en las actividades de sociedades médicas. Éramos muy jóvenes, teníamos muchas ilusiones y nos movíamos por el boca-oído, tratando de hacerlo bien para que confiaran en nosotras.

P.- Han cambiado hasta tres veces de sede ¿Qué les ha aportado esta última mudanza?

R.- Desde el mes de febrero estamos en el Pasaje de Peña, porque el equipo está en crecimiento y necesitábamos más espacio del que teníamos en Calvo Sotelo, donde estuvimos

los últimos ocho años. Anteriormente también habíamos estado en la calle Magallanes. Esperamos que esta sea nuestra ubicación definitiva porque estamos en propiedad y nos sentimos muy a gusto. Son unas instalaciones diáfanas, amplias y muy cómodas para trabajar.

P.- Su sector es muy estacional. ¿Cómo sobreviven durante los meses en los que no se organizan congresos?

R.- Los congresos tienen lugar, principalmente, en primavera y otoño, pero el resto del año hay reuniones más pequeñas. Por tanto, tenemos una actividad estable, excepto en verano. Los años pares son más caóticos que los impares, porque nos coincide con la celebración de congresos bienales y eso significa que tenemos dos congresos más. Además, tenemos una agencia de viajes para dar un servicio completo que incluye la gestión del congreso, el alojamiento y la emisión de billetes para todos los asistentes.

P.- ¿Eso quiere decir que no les ha afectado la crisis?

R.- Nosotros siempre nos hemos mantenido en una misma línea, de gran estabilidad, como consecuencia de tener una clientela fija y unas actividades constantes. Los congresos más grandes, que suelen ser los de las sociedades científicas, confían en una empresa que organice todos sus eventos y eso nos permite trabajar de forma más segura y nos ocupa todo el tiempo.

Antes, los congresos eran más espléndidos y, con el tiempo, se regularon los regalos y se fue reduciendo el aspecto lúdico, sobre todo, los gastos en comidas y cenas alrededor de las actividades oficiales. Pero el sector de congresos médicos, en el que estamos especializados, no ha cambiado mucho. Y a ello se une que hemos sido prudentes y nunca hemos asumido más de lo que podíamos gestionar.

P.- ¡Algo habrá evolucionado el mundo de los congresos médicos en casi 25 años!

R.- Pues no demasiado. El papeleo ha disminuido mucho y se ha agilizado el trabajo gracias a internet, a la inmediatez del correo y a los portátiles… De hecho, gracias a las videoconferencias y al Skype nos ahorramos muchos desplazamientos. Pero ni el mundo online ni el streaming (retransmisiones en directo) va a sustituir nunca la presencialidad de un congreso. Siempre existirá la necesidad de reunirse y, además, un aspecto muy importante del congreso es el social; puedes aprender más de un colega tomando un café que durante una charla. Mientras que las reuniones corporativas incorporan novedades para atraer a más público o vender más, los congresos médicos no están tan abiertos a nuevos formatos. Valoran más el programa científico y la información durante y después de la celebración del congreso.

P.- Y ¿qué diferencia al congresista médico de otros?

R.- Que tiene una mayor cultura de congresos porque está más acostumbrado a acudir a este tipo de reuniones y a otras actividades formativas, como cursos y jornadas. Eso les convierte en un público más exigente pero, al mismo tiempo, nos da la oportunidad de hacer las cosas bien para que repita. En más de dos décadas, hemos visto crecer a muchos de los médicos que empezaron a acudir a congresos cuando eran residentes. Es curioso, porque no suelen olvidar el primer congreso al que asistieron.

P.- Y ustedes ¿recuerdan bien el primer gran congreso que organizaron?

R.- Sí, por supuesto. Fue en Santander, en el año 1997 y asistieron unas 1.600 personas. De ellas, 900 eran enfermeras y 600 médicos. Fue complicado repartir el alojamiento entre los hoteles del Sardinero y darles de comer en distintos restaurantes de la zona, cuidando mucho la gastronomía. Como colofón se celebró una gran fiesta en la discoteca Aqua, de Raos, y la gente lo pasó tan bien que nadie quería marcharse. Nosotras empezábamos otro congreso justo al día siguiente y nos tuvimos que repartir.

P.- ¿El Centro Botín, la reordenación del frente marítimo y, en general, los cambios que ha vivido la ciudad en los últimos años se han notado mucho en el atractivo de Santander para los congresos?

R.- Es frecuente que los congresistas alaben la belleza de Santander. De hecho, hay lugares como el Palacio de la Magdalena que les maravilla, aunque ya lo conozcan de otras veces. Pero es cierto que la apertura del Centro Botín y, sobre todo, que la ciudad sea ahora más fácil de pasear, está ayudando, porque los congresistas agradecen poder ir andando a los sitios.

P.- ¿Aforo celebra congresos en otras ciudades?

R.- Fundamentalmente trabajamos fuera de Santander, aunque una gran parte de nuestros proveedores son de aquí. El gran cambio lo vivimos en el año 2002, al convertirnos en Secretaría Técnica de la Sociedad Española de Nefrología, una institución formada por casi 2.500 socios. Les organizamos su congreso anual, que va cambiando de ciudad, y el resto de jornadas médicas que celebran durante el año. También nos ocupamos de gestionar la Secretaria Técnica de esta sociedad con todo lo que conlleva de atención a los socios, documentación legal, becas, certificados, revista corporativa, etc. Otros clientes a los que prestamos servicios son la Sociedad Española de Trasplantes y la Sociedad Madrileña de Nefrología, que es una entidad autonómica.

P.- Después de haber organizado tantos congresos será fácil encontrar anécdotas…

R.- Nos han ocurrido muchas, pero quizá una de las más llamativas fue la coincidencia de un gran evento que habíamos organizado en el Palacio de Congresos de la Castellana con un partido de la Selección Española en el Bernabéu. Eso causó problemas de movilidad a los congresistas y casi todo el catering contratado fue a parar a un comedor social, porque cientos de ellos desaparecieron nada más empezar el partido. Otro momento que nos viene a la mente fue una huelga de hostelería que coincidió con otro congreso. ¡Los hoteles no tenían servicio de limpieza y tuvimos que sustituir las comidas por bocadillos!

P. ¿Qué es lo que más les gusta de su trabajo?

Ana Bellota.- A pesar de llevar muchos años y de que siempre es igual, siempre es diferente

Nieves Collantes.- Y te permite conocer a mucha gente interesante que te enriquece. Lo peor es que es estresante y exige mucha responsabilidad.

Sandra Gómez.- Lo bueno es que con la experiencia de tantos años ya sabes lo que puede ir mal y anticiparte. Estoy de acuerdo con ellas en que es un trabajo muy enriquecedor.

Patricia San Vicente