Youshift: una solución digital con sello cántabro para repartir guardias médicas

El cántabro Jota Chamorro ha desarrollado, junto a un grupo de emprendedores en Estados Unidos, una herramienta digital que permite repartir turnos y guardias médicas de manera equitativa en los hospitales, un procedimiento que se suele hacer de manera manual. El joven, todavía estudiante de Ingeniería Informática en Harvard, cree que la plataforma supondrá un punto de inflexión en la gestión de los recursos humanos sanitarios.

La gestión de las guardias médicas suele ser un quebradero de cabeza para los hospitales debido a que es un proceso manual y tedioso. A menudo genera tensiones entre los profesionales porque la asignación de turnos no siempre se resuelve como todos desean. Sin embargo, es posible que a ese trabajo incómodo le quede poco tiempo, porque un grupo de jóvenes emprendedores, entre los que se encuentra el cántabro Jota Chamorro, ha desarrollado Youshift, una plataforma digital que automatiza el reparto de las guardias de manera equitativa y justa en cuestión de minutos.

La idea surgió hace dos años al constatar de primera mano que el reparto de turnos solía traducirse en demasiadas horas perdidas en intentar encajar los requisitos de personal, las libranzas, las preferencias individuales y las vacaciones de cada sanitario. “La persona que asumía esa labor estaba muy estresada, pues casi siempre acababa siendo el centro de las críticas cuando el calendario, inevitablemente, no salía a gusto de todos”, recuerda Chamorro.

Él y su equipo –del que también forman parte Lucía Vives y Mar Grech– subrayan que esta situación se reproduce a diario en prácticamente todos los hospitales españoles e internacionales. De hecho, desde Youshift admiten haber identificado una amplia gama de métodos poco productivos para repartir guardias como tablas Excel de colores y sistemas rotatorios que luego requieren ajustes manuales.

Su plataforma es una página web (www.youshift.com) con dos portales –uno destinado a los usuarios y otro a los gestores­–, y está basada en un sistema que recoge las preferencias de todos los profesionales para crear calendarios con los que trata de compatibilizar la jornada laboral con la vida personal. 

Cada vez que se genera uno nuevo, el sanitario recibe medio centenar de puntos y dos bloqueos. Los primeros sirven para indicar las preferencias por determinados turnos, mientras que los segundos permiten reservar días específicos en los que, por motivos personales –por ejemplo, una boda o un cumpleaños–, el trabajador no quiere acudir a su puesto. Cuantos más puntos positivos, mayor será la probabilidad de que le asignen ese turno, y cuantos más puntos negativos, menor será.  En casos de empate o en los que sea inevitable asignar a alguien un turno no deseado, el sistema prioriza a quien había indicado verse menos perjudicado. 

No todo se resuelve con inteligencia artificial

De la misma forma que muchos productos alimenticios se han autoetiquetado como ecológicos sin serlo, Chamorro cree que todo tipo de soluciones tecnológicas suelen mentir al decir que incorporan inteligencia artificial. El emprendedor cántabro confiesa que Youshift no emplea esa tecnología, sino la optimización matemática avanzada. “Es una técnica muy poderosa pero diferente a la IA”.

En lugar de entrenar un modelo, el equipo de Youshift usa un algoritmo de optimización que encuentra la mejor solución posible. “Con el algoritmo podemos generar calendarios óptimos, incluso en los escenarios más complejos”, asegura.

Si algo caracteriza la actividad asistencial son los constantes cambios de planes, situaciones imprevistas e incidencias de última hora. La startup de origen cántabro ha conseguido integrar estas circunstancias en su aplicación mediante un sistema de intercambio de guardias. Gracias a él, los médicos pueden ofrecer sus turnos a compañeros, buscar intercambios o ceder guardias, un procedimiento que ya no requiere contactar por teléfono con otras personas o realizar listas en papel. 

Youshift se responsabiliza de que los cambios respeten las reglas establecidas al inicio, actualiza automáticamente el recuento de horas y actúa como la fuente oficial de quién debe hacer cada turno, evitando confusiones, errores y malentendidos. 

Aunque el gestor sigue teniendo la posibilidad de supervisar y aprobar cambios, el sistema minimiza la carga administrativa y consigue que la gestión de imprevistos “sea mucho más ágil y transparente”, asegura.

Hasta 300 profesionales

Una de las ventajas de esta plataforma es que no tiene límite de usuarios, por lo que puede ser útil en equipos reducidos, pero también en los de gran tamaño, de hasta 300 médicos, y ya se está probando en un buen número de ellos. “La mayoría de hospitales con los que trabajamos son españoles, pero también colaboramos con algunos en Estados Unidos y Latinoamérica”.

Chamorro, que está finalizando sus estudios universitarios de Ingeniería Informática en Harvard, destaca que su iniciativa ha evolucionado sustancialmente en poco tiempo. Al principio, creían que era una utopía confeccionar una solución digital que se adaptase plenamente a las necesidades de cada profesional o servicio, ya que cada grupo “tenía requisitos específicos”.

Tanto es así que la primera versión solo servía para guardias de 24 horas, pero con el tiempo se vieron obligados a desarrollar una más flexible en la que se pudieran configurar turnos de cualquier duración.

Los impulsores se muestran más que satisfechos con los frutos de su aventura empresarial. Hasta la fecha, casi todas las especialidades médicas han recurrido a su plataforma, excepto alguna que no tiene gran carga de guardias como Dermatología, y todas ellas se muestran satisfechas. “Lo mejor es ver que por fin se puede decir adiós a los excels arcaicos y activar el modo automático”, apunta.

Lo que empezó siendo una iniciativa personal que compatibilizaban con estudios y trabajos, ha acabado convirtiéndose en su única dedicación. Adolfo trabajaba para Google en San Francisco, pero salió de la multinacional para centrarse en Youshift, mientras que Lucía y Jota se formaban en la universidad, y ahora ya pueden focalizarse de lleno a la web. Jota Chamorro está convencido de que Youshift tiene potencial suficiente para aplicarse en otros entornos. 

También trabajan con equipos de enfermería y algunos centros de salud, aunque en estos últimos los turnos suelen ser más estables y fáciles de gestionar, y no descartan adentrarse en sectores como la industria, hostelería, logística o el comercio minorista, donde ya han podido comprobar que pueden tener oportunidades de negocio. No obstante, dejan claro que su foco principal “sigue estando en el ámbito sanitario”.

Modelo de negocio

La plataforma fue gratuita durante la fase de desarrollo y pruebas. Cuando evolucionó lo suficiente, viró hacia un modelo de suscripción. El precio varía en función del tamaño del grupo y su complejidad. 

Su intención es que la cuota sea costeada por las instituciones y no por médicos, porque, en su opinión, los profesionales no son los únicos beneficiarios. Los hospitales optimizan la gestión de turnos, reducen los errores administrativos y mejoran el ambiente de trabajo.

En este tiempo, Youshift ha contado con el apoyo de una de las aceleradoras de startups más prestigiosas de Silicon Valley, Y Combinator. Gracias a sus programas, han podido captar fondos para llevar a cabo el proyecto, obtener ayuda en la toma de decisiones estratégicas y avanzar en la dirección correcta.

En la empresa se sienten esperanzados con el futuro: “Nuestro objetivo es ayudar a muchos más equipos en España y en otros países, e incorporar nuevas funcionalidades”, anuncian.

David Pérez