Canal de denuncias: ¿qué es y para qué sirve?

Contar con un sistema para identificar las infracciones que se producen en el entorno empresarial no solo es algo muy útil, sino que también puede ser exigible por la ley. El pasado 23 de septiembre, se anunciaba el Proyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Este Proyecto de Ley es, en realidad, una transposición al ordenamiento jurídico español de la Directiva Europea Whistleblowing, que pretende ofrecer canales seguros a través de los cuales los empleados o cualquier otras personas puedan alertar de sus sospechas de mala conducta de una forma totalmente anónima y confidencial.

Desde la aprobación de este Proyecto de Ley, han surgido muchas dudas sobre cómo implantar un canal de denuncias para empresas. Además, muchos empresarios se preguntan qué son exactamente estos canales, qué sistemas se necesitan para implantarlos y qué plazos estipula la ley para su aplicación.

Para solventar estas y otras dudas sobre los canales de denuncias, en este artículo te contamos todo lo que ya se sabe.

¿Qué es un canal de denuncias para empresas?

Los canales de denuncias son sistemas que permiten identificar las infracciones que se pueden estar cometiendo en el ámbito empresarial y que infringen los requisitos de cumplimiento normativo.

A través de estos canales de comunicación, los empleados, proveedores, clientes o cualquier persona del público general pueden avisar de cualquier tipo de comportamiento que se esté produciendo con carácter ilegal o falta de ética. Estas comunicaciones se harán siempre con total confidencialidad y anonimato, gracias a la seguridad que proporcionan los canales de denuncias para empresas.

El establecimiento de estos sistemas de comunicación permite a las empresas conocer las irregularidades que se comenten en el ámbito de sus empresas. De esta forma, pueden poner solución antes de que conlleven algún perjuicio económico, legal o de reputación.

¿Qué empresas deben tener un canal de denuncias obligatoriamente?

Durante mucho tiempo, la aplicación de estos canales de denuncias era totalmente voluntaria para las empresas con menos de 250 empleados. Sin embargo, cuando entre en vigor la Ley de Protección del Informante, este canal pasará a ser obligatorio en todas las empresas de más de 50 trabajadores.

Además, también deberán crear un canal de denuncias siguiendo las normativas establecidas en dicha ley todas las entidades públicas, ayuntamientos y organizaciones del sector financiero. Por su parte, las empresas con una facturación anual superior a los 10 millones de euros, aunque tengan menos de 50 empleados, deberán crear también su propio canal de denuncias.

Aunque se espera que esta ley se apruebe a principios del 2023, se estima que el margen de tiempo para implementar estos canales de denuncias para empresas se extienda hasta mediados de año.

Para el resto de empresas, aunque no es obligatorio contar con este sistema, sí es recomendable. En la actualidad, existen soluciones digitales muy cómodas y sencillas para la creación de estos canales como, por ejemplo, el software de whistleblowing de WTW.

Este tipo de software permiten a las empresas crear un canal de comunicación anónimo e interno. De esta forma, pueden recibir denuncias confidenciales de las conductas ilegales o deshonestas de sus trabajadores o proveedores. Esto les permite ahorrarse muchos quebraderos de cabeza a largo plazo, independientemente de si están obligados por ley a tener este canal o no.

Novedades que incorpora la nueva ley sobre los canales de denuncias para empresas

Establecer una vía de comunicación a través de la cual se puedan realizar denuncias anónimas y confidenciales es realmente importante para las empresas. Sin embargo, esto no lo es todo.

La nueva Ley de Protección del Informante establece una serie de normas mínimas en estos canales, especialmente enfocadas en la protección de los informantes. De hecho, se ha optado por cambiar el término utilizado, sustituyendo “denunciante” por “informante” para eliminar la connotación peyorativa de aquellos que desean utilizar este canal.

En concreto, entre las novedades que trae consigo la nueva Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha con la corrupción, destacan:

• La creación de una Autoridad Independiente de Protección del Informante. Se trata de una nueva autoridad que tendrá capacidad sancionadora y llevará el control de los nombramientos y ceses de las personas responsables del canal de denuncias en cada empresa, entre otras cosas.
• El establecimiento de un plazo máximo de tres meses para la gestión de las denuncias. En este tiempo, desde la presentación de una denuncia, deberá llevarse a cabo la correspondiente investigación y resolución.
• La imposición de sanciones para las entidades (públicas o privadas) que infrinjan la ley. Estas sanciones económicas pueden ser desde multas de 10.000€ por infracciones leves hasta un millón de euros por faltas muy graves.

La adaptación del canal de denuncias a la legislación de Protección de Datos. El Delegado de Protección de Datos (DPO) será el encargado de velar por el correcto tratamiento de los datos de los informantes y garantizar la no revelación de cualquier información que los pueda identificar.