Saber dar las malas noticias
Tener que dar malas noticias forma parte del trabajo de todo directivo, pero es algo que todos tendemos a posponer ya que detestamos hacerlo. Una mala noticia es siempre una mala noticia, porque va a herir el ego de la persona que tiene que recibirla.
Sin embargo, es posible actuar de un modo profesional y sensible. Eso significa tener en cuenta que la mala noticia no es la parte más delicada del trabajo, sino la forma de proceder ante la respuesta. Aunque el entrevistador no puede hacer nada acerca de la mala noticia en sí misma, actuar con tacto a lo largo de la entrevista puede aliviar cualquier sentimiento de hostilidad que la situación puede crear.
El objetivo en este caso no es sólo dar la noticia, sino que se acepte. Por ejemplo: «No eres la persona adecuada para este trabajo» es más ofensivo que: «no es el trabajo adecuado para tí», aunque ambas cosas signifiquen lo mismo.
Cuando deba dar una mala noticia lo primero que ha de hacer es prepararla. Generalmente se tiende a dar apresuradamente para pasar cuanto antes el mal trance, pero esa no es la solución. Hay que comprobar todos los datos relativos al caso, disponer de todas las razones que sustentan esa decisión, saber por qué se rechazaron las alternativas existentes, anticiparse a las posibles preguntas del afectado y tener las respuestas a esas preguntas.
Prepare una o dos oraciones que expliquen los motivos básicos de la decisión y preséntela claramente, sin ambigüedades. Vaya al grano rápidamente y no titubee.
Para dar una mala noticia use una sala o despacho donde su conversación no pueda ser oída; si el entrevistado pierde los papeles le ahorrará así la vergüenza de que se sepa. Elija bien el momento, no vaya a negarle el ascenso a su supervisor de producción justo el día que se conocen las mejores cifras de producción.
A la hora de dar la noticia intente ser directo y claro, el empleado le agradecerá que haya ido al grano. No le gustará la noticia pero respetará su profesionalidad.
Preste atención a su lenguaje corporal. Mantenga contacto visual, trate de no dar muestras de nerviosismo jugueteando con su bolígrafo, etc. Y si cruza los brazos parecerá que está a la defensiva. Permanecer de pie junto al entrevistado mientras éste se encoge en su asiento tampoco dice mucho en su favor en el proceso de comunicación.
No se disculpe por tener que dar esa noticia, no hará nada por mejorar la situación del empleado. No culpe al sistema, a su superior, a la oficina central. Usted para su empleado es la organización. No dé excusas, dé razones. No rice el rizo pues el lenguaje rebuscado y las explicaciones demasiado elaboradas suenan a coba. No negocie. La decisión es la decisión.
No trate de llenar los silencios, espere hasta que haya una respuesta. No adopte una actitud autoritaria, pero no se deje avasallar. Si es posible, encuentre un gesto positivo y sincero con referencia al futuro.
Ante una respuesta emocional de un empleado, permítale que se desahogue, dé tiempo para que pueda asimilar la idea. Escuche y muestre comprensión. Demuestre que tiene tiempo para escuchar.
En definitiva, adopte una actitud profesional, sea claro y firme. Controle su incomodidad y sus emociones. Escuche activamente y no discuta. Si la persona se pone emocional, capee el temporal, si se cierra, sondee; si discute, no se altere.
