MANAGEMENT

¡No tengo tiempo! ¡Estoy muy ocupado! ¡Tengo mucho que hacer! ¡No sé en que se me ha ido el día! Cuando el tiempo nos resulta insuficiente para realizar nuestro trabajo, lo habitual es quedarnos más rato en el despacho, hacer el trabajo más deprisa, llevárnoslo a casa o echar la culpa a los demás. Es como si el tiempo se nos fuera de las manos.
Pero como dijo Leonardo da Vinci, el tiempo pertenece a aquel que sabe cómo utilizarlo. Empiece por planificar hoy el trabajo de mañana; dedique diez minutos de su tiempo al final de la jornada para hacer una lista de las tareas que debe realizar al día siguiente. Calcule el tiempo que pueda necesitar para su realización y después ordénelas en base a su prioridad. Programe las actividades en función de los objetivos que quiera alcanzar.

No olvide incluir en su programación todos los días un tiempo para reunirse consigo mismo, donde podrá reflexionar, crear, planificar, es decir, hacer lo que sólo hacemos bien cuando estamos a solas y sin interrupciones.

Es importante también que conozca sus ciclos de energía. No todo el mundo rinde igual a las mismas horas. Programe el día en función de su ciclo, por ejemplo, reuniones y trabajos importantes durante las horas de mayor eficacia, y los trabajos rutinarios para los momentos de poca energía.

Ante cualquier situación, aprenda a distinguir entre tareas importantes y tareas urgentes. Un asunto es importante cuando afecta a los objetivos prioritarios de la empresa y tiene gran repercusión en los costos e ingresos de la empresa. Sin embargo, un asunto es urgente cuando consideramos que no puede esperar y que hay que realizarlo de forma inmediata. Para distinguir si un asunto es importante o no, basta con que nos realicemos esta sencilla pregunta: «¿Qué pasa si no lo hago?» Si no pasa nada, es que el asunto no es importante.

A continuación aprenda a defenderse de los «ladrones de tiempo», aprenda a decir NO sin sentirse culpable. Especifique quien tiene acceso directo a usted en cualquier momento y no olvide colocar un reloj a la vista de todos. Programe un tiempo para las visitas y para realizar aquellas llamadas pendientes. Anote previamente los puntos que quiere plantear y cuando realice la llamada vaya directo al grano.

No empiece una cosa más cuando está a punto de irse. Termine un trabajo antes de empezar otro, es la mejor manera de ir tachando objetivos de la lista diaria. Si tiene la mesa ordenada tardará menos tiempo en encontrar los papeles que necesita. Seleccione lo que hay que archivar, lo que necesita ahora, lo que es para guardar o leer, y lo más importante, seleccione aquello que realmente no necesita y puede tirar a la papelera.

En definitiva, si no quiere que el tiempo se le escape de las manos, planifique, decida qué se va a hacer; programe, decida cuando hacerlo; asigne los recursos que necesita para ello y delegue, cuantas más cosas hagan por usted, más tiempo tendrá para dedicar a sus objetivos.