Un año de vértigo para los despachos profesionales

Desde que, hace más de un año, comenzó la crisis sanitaria provocada por el Covid-19, todos los sectores se han visto ante un panorama desconocido y en continua evolución. El ámbito empresarial ha necesitado un asesoramiento constante de expertos financieros, laborales, mercantiles y fiscales, que desde sus despachos profesionales han ido canalizando el aluvión de cambios normativos y su impacto en cada caso concreto. Al tiempo, se ha acelerado vertiginosamente el cambio en la forma de trabajar de estos profesionales, hasta configurar los nuevos despachos de la era postcovid, más conectados y más ágiles para ayudar a su clientela.

El covid-19 ha supuesto un revulsivo en todos los sectores, incluido el de los despachos profesionales. Asesorías, consultoras, gestorías y despachos jurídicos han tenido que hacer una adaptación a la nueva realidad, modificando sus rutinas para ofrecer los nuevos servicios que demandaban sus clientes.

Los ingentes aportes normativos de estos meses, incluso con boletines oficiales que cambiaban de madrugada lo que parecía claro hasta esa tarde y el volumen de trabajo generado han planteado a los despachos un auténtico desafío para hacer frente a esas circunstancias excepcionales. Todos ellos se han visto obligados a adoptar un cúmulo de decisiones rápidas para atender las necesidades de sus clientes y las novedades que ha ido planteando la Administración, y, también, sobre las herramientas a utilizar.

En este escenario inédito y de gran volatilidad, los despachos profesionales han tomado un papel muy relevante a la hora de aportar conocimiento y seguridad a las empresas.

El auge del laboral

Los  despachos han ayudado a sus clientes a decidir la conveniencia de aplicar o no un ERTE para ajustar la plantilla a la evolución de la demanda o a las restricciones que imponían las autoridades a esa actividad, como ocurre con los negocios de hostelería; y a estar al día de una actividad legislativa y económica en continua transformación, al tiempo que resolvían las encomiendas fiscales, laborales y contables habituales.

Las consultas sobre los créditos ICO, ayudas por cierre, moratorias de pagos a la Seguridad Social o en las cuotas de autónomos han sido temas recurrentes durante la pandemia.

Carlos López D’Hers, fundador y director general de Seficosa, afirma que las cuestiones laborales y las relacionadas con subvenciones han sido las protagonistas del último año. “El trabajo de laboral se ha incrementado exponencialmente, hasta cuadruplicar el tiempo que necesitábamos antes”. La asesoría optó por contratar a cuatro personas más, lo que ha hecho que su departamento de laboral tenga ya 17 trabajadores, una buena parte de los 43 con los que, en total, cuenta la empresa.

Rodolfo Rodríguez, socio fundador de la consultora BDR, ha vivido la misma situación y destaca que “lo que más ha aumentado han sido los aplazamientos tributarios, la tramitación de ERTEs y los créditos”. También han tenido que gestionar algunos EREs en empresas que ya no tenían viabilidad económica.

BDR incorporó a una persona para reforzar todo lo relativo a subvenciones y prestaciones. “La Administración ha descansado mucho, porque la mayoría de trámites a realizar durante este año han sido derivados a las empresas, que a su vez se lo trasladan a las consultoras”, observa el economista.

“Al comienzo de la pandemia, la carga de trabajo en el despacho se focalizó en el área laboral, ya que la situación derivada del estado de alarma tuvo como consecuencia la necesidad de tramitar ERTEs en muchas de las empresas y de una forma rápida. Posteriormente, la situación de incertidumbre dio lugar a tramitación de aplazamientos y obtención de financiación a través de las medidas que se iban aprobando por el Gobierno”, confirma Manuel López, socio de la asesoría TGS Edisa. En su caso, han sido capaces de hacer frente a sus necesidades con el equipo que ya contaban, “reforzando internamente algunos departamentos” cuando ha sido necesario.

Los despachos de abogados también han visto cómo la pandemia modificaba muchas de las consultas habituales. Antonio Sarabia, fundador de Sarabia y Asociados, señala que “la mitad de los asuntos se han centrado ahora en materias como la regulación del teletrabajo o la modificación de las jornadas y los horarios, así como cuestiones que antes eran poco usuales: los ERTEs y su pervivencia, concursos de acreedores, extinciones de empresas…”.

Por esta reorientación permanente de las necesidades de los clientes, Sarabia admite que “han tenido que ir adaptando la plantilla”. El número de trabajadores del despacho ha crecido, conforme lo hacían las necesidades de sus clientes.

La verdadera transformación digital

El covid ha cambiado por completo las reglas del juego que las empresas tenían interiorizadas desde hace mucho tiempo. A pesar de que la transformación digital era algo de lo que se venía hablando desde hace años y pese a que los despachos profesionales continuaron trabajando presencialmente incluso durante el confinamiento –fueron declarados servicio esencial por el Estado–, la necesidad de teletrabajar con los clientes aceleró este proceso de digitalización de una manera inimaginable.

En este último año, se ha fomentado la utilización de programas que brindan funcionalidades como las videoconferencias con múltiples participantes, el intercambio de documentos en línea o la seguridad y confidencialidad en la gestión de la información.

Los despachos han vivido una curva de aprendizaje muy rápida para implementar este tipo de herramientas en un corto plazo.

López D’Hers explica que, gracias al consejo de un cliente que tiene asuntos comerciales con China y “ya veía la que se avecinaba”, Seficosa realizó una gran inversión en equipo informático antes del confinamiento para que todo el personal pudiera trabajar desde sus casas si fuera necesario. Y lo fue.

“Si no lo hubiéramos preparado antes de la pandemia, habría sido imposible dar servicio a los clientes, ya que fueron meses muy duros, de mucho trabajo. Y todo desde casa”, recuerda el asesor.

Considera que estar preparados es uno de los motivos que les ha hecho conseguir nuevos clientes. “No todos los compañeros han podido abordar esta situación, especialmente los despachos más pequeños”, observa.

BDR también se actualizó rápidamente. “Varios trabajadores ya tenían habilitado todo para trabajar desde casa antes de la pandemia y, una vez comenzó todo, nuestro gestor informático extendió esos permisos a casi toda la plantilla”, explica Rodríguez.

Además, han continuado implantando varias herramientas de gestión informática para digitalizar y automatizar muchos de los procesos de su día a día, una labor que comenzaron a llevar a cabo antes de la pandemia. “Nos hemos asociado al club de despachos innovadores y eso nos ha permitido adquirir   ciertas herramientas informáticas en condiciones muy ventajosas”, relata el responsable de BDR.

Para TGS Edisa el principal reto también fue “conseguir el acceso en remoto de todos los trabajadores simultáneamente a las aplicaciones del despacho y a toda la información”. Gracias a su equipo informático pudieron trabajar con normalidad desde el primer día.

En el caso de los abogados, la digitalización está bastante normalizada. Ellos interactúan habitualmente con los juzgados mediante un sistema telemático –en Cantabria es el programa Vereda–, por lo que ya estaban acostumbrados a esa vía telemática.

“Ha sido un salto cuantitativo, más que cualitativo: habilitar más salas y medios de los que destinábamos anteriormente e incorporar las tecnologías de una forma más decidida”, explica Sarabia.

Lo que ha resultado un cambio revolucionario para los profesionales del derecho es la posibilidad de celebrar telemáticamente actuaciones judiciales, algo que permite ganar en agilidad y eficiencia, ya que permite celebrar más señalamientos telemáticos que presenciales en una mañana.

“Los juicios antes se celebraban de 9:30 a 14 horas. Ahora los hay antes y después, incluso por las tardes”. Las medidas para evitar la transmisión del Covid impiden utilizar las salas de vistas, donde había juicios cada media hora. Sarabia no solo constata que “los juicios telemáticos se están imponiendo” sino que está convencido de que “han llegado para quedarse, aún con las dificultades que representan –especialmente en los que hay pruebas testificales-”. De hecho, el jurista revela que en su bufete se han habilitado tres salas para juicios y otras reuniones telemáticas.

Las nuevas relaciones profesionales

La pandemia ha desencadenado una nueva forma de relacionarse con los propios equipos, clientes y los organismos locales y nacionales, en la que los medios electrónicos han tomado un absoluto protagonismo.

El responsable de Seficosa indica que, aunque algunos clientes siguen acudiendo presencialmente –eso sí, con cita previa para tomar todas las medidas de seguridad–, la mayor parte de las comunicaciones se hacen ahora de forma telemática.

En su opinión, eso no significa que se haya perdido calidad y calidez en esta relación: “Estamos más en contacto con el cliente ahora que antes”, asegura.

Dentro de la propia web de Seficosa disponen de un espacio donde pueden realizar videollamadas y enviar documentos. Se utiliza tanto para las reuniones internas entre compañeros como con los clientes.

Rodolfo Rodríguez, por su parte, explica cómo en BDR han visto cómo se ha intensificado el uso de este tipo de herramientas en el día a día: para realizar consejos de administración, juntas de accionistas u otro tipo de reuniones, especialmente cuando hay un buen número de intervinientes o están repartidos por varias zonas geográficas. Y, por supuesto, con sus clientes. “Las visitas se han reducido sustancialmente. Las personas que están acostumbradas a interactuar por email y por teléfono, lo prefieren porque saben que da resultado”, recalca Rodríguez, y augura que “este tipo de comunicaciones se incrementará”.

Sarabia coincide en que durante todo este año ha habido una menor presencialidad y un auge del uso del teléfono, del whatsapp y las videoconferencias, lo que también plantea un problema a los trabajadores: parece que el hecho de que el teletrabajo y las nuevas tecnologías hagan más flexible el desempeño de una profesión, implica que el trabajador tiene que estar disponible 24 horas al día, al menos para contestar al teléfono o emails.

“La gente se va acostumbrando a estas tecnologías de respuesta ‘inmediata’ y casi se convierten en una esclavitud para los trabajadores”, se lamenta el jurista. “Antes había horarios, pero ahora el correo electrónico, el teléfono o el whatsapp funcionan a todas horas. Los profesionales nos hemos visto obligados a prestar más servicios que antes y durante más horas”.

Esto es un signo más de que los cambios han sido muy rápidos y tanto ellos como sus clientes han de ir adaptándose. “Hace un año tuvimos que empezar a teletrabajar sin un proceso de adaptación y en una situación excepcional, pero en un contexto normal, el trabajo telemático no tiene por qué suponer una extensión de los horarios ni una dificultad en la desconexión”, sostiene Manuel López.

Así, en esta nueva normalidad que implica el teletrabajo y el uso de cada vez más vías de comunicación, la desconexión laboral tendrá que ser real. A pesar de vivir en un mundo totalmente conectado, el teletrabajo tendrá que estar bien regulado para que sea efectivo para todos los actores y las tecnologías usadas tienen que ser lo más seguras posibles, al abordar temas de suma importancia.

En un futuro no muy lejano, los profesionales de los despachos podrán servirse de las herramientas digitales y del cada vez más normalizado teletrabajo para captar talento de cualquier lugar del mundo y llegar a más clientes impulsando su presencia y el trabajo online.

La pandemia del covid ha tenido un efecto indiscutible en el trabajo de los despachos profesionales: les ha acercado a la globalización, con sus ventajas y sus inconvenientes. Por el momento, defienden su nicho de mercado local pero esta vía puede ser el puente que estaban buscando los grandes despachos nacionales e internacionales para extender sus tentáculos por toda la geografía nacional.

María Quintana